EAFS 2018 - Huishoudelijk reglement
1. Om stemrecht te hebben op de Algemene vergadering en hieraan deel te nemen, dient het lidgeld uiterlijk toe te komen op het secretariaat zoals dit is vermeld op de uitnodiging voor de Algemene vergadering. Het rekeninguittreksel dient hiervoor als bewijs indien het lidgeld is overgeschreven. Alleen als uw lidgeld betaald is voor de hierboven aangehaalde termijn, heeft u stemrecht op de Algemene Vergadering.
2. Iedereen, die werkend lid is van de vereniging van het lopende jaar, kan zijn kandidatuur stellen als bestuurslid van het Europese Arabo-Friezen Stamboek VZW. (verkort EAFS) Deze kandidatuur dient uiterlijk toe te komen op het secretariaat zoals vermeld op de uitnodiging van de Algemene vergadering. Deze kandidaten dienen eveneens een Curriculum Vitae op te stellen en te sturen naar het secretariaat van het EAFS. Dit Curriculum Vitae zal worden voorgelezen op de Algemene Vergadering.
3. Het dagelijks bestuur van de vereniging bestaat uit de voorzitter, de secretaris/penningmeester, en een bestuurslid.
4. Een lid, dat een activiteit wenst te organiseren en daarbij wenst gebruik te maken van de naam en/of de steun van de vereniging dient daartoe uiterlijk drie maanden vooraf een dossier te bezorgen aan de secretaris of de voorzitter. Dit dossier dient te omvatten : - Aard, datum en adres van de geplande aktiviteit. - Eventuele goedkeuring vanwege de plaatselijke overheid - Een verklaring vanwege de inrichter waaruit de goedkeuring van de terreineigenaar(s) blijkt.
5. Een lid dat bewust handelingen verricht die de goede werking van de vereniging schaden, stelt zich bloot aan tijdelijke schorsing bij beslissing van de Raad van Bestuur, al dan niet gevolgd door uitsluiting bij beslissing van de Algemene vergadering.
6. Een lid van de Raad van Bestuur of van de vereniging, die bewust publieke uitspraken doet of handelingen verricht die de goede werking of de goede naam van de vereniging schaden of kunnen schaden, of die weigert zich neer te leggen bij beslissingen van de raad van Bestuur of de Algemene vergadering, zal zich daarover schriftelijk bij de voorzitter dienen te verantwoorden. Deze zal de verantwoording de daaropvolgende vergadering aan de raad van bestuur voorleggen die in voorkomend geval zal beslissen aangaande mogelijke sancties. In ernstige gevallen of bij herhaling kunnen deze leiden tot een tijdelijke schorsing, in afwachting van een beslissing aangaande een mogelijke uitsluiting door de algemene vergadering.
7. Indien een bestuurslid van het EAFS niet kan aanwezig zijn op de volgende bestuursvergadering, is hij /zij verplicht om dit ten spoedigste te melden aan het secretariaat . Hij/zij wordt dan verwacht bij de volgende vergadering.
8. Bestuursleden, die tijdens het uitoefenen van hun mandaat of na het beëindigen van hun mandaat, die documenten of kopieën van documenten ( vb. Boekhouding, verslagen van de Raad van Beheer of Algemene Vergadering enz.) verspreiden zonder hiervoor de toestemming te hebben gevraagd aan de Raad van Bestuur, kunnen hiervoor gesanctioneerd worden door de Raad van Bestuur. Als dit gebeurt, zal er een geldboete worden opgelegd aan de betrokkene.
9. Elk bestuurslid dient zich te houden aan de beslissingen welke werden genomen op de bestuursvergadering.
10. Elke hengst kan worden aangeboden bij een hengsten keuring, gehouden door het EAFS als deze is ingeschreven in het EAFS en de eigenaar van de hengst werkend lid is van het stamboek. Dit kan gebeuren voor gelijk welke hengst, als deze hengst wordt aangeboden voor het dekseizoen waarin hij drie jaar of ouder wordt.
11. Alle leden van de Raad van Bestuur worden verkozen voor de maximum termijn van 4 jaar zoals voorzien in artikel 11 van de statuten.
12. Om geldig te stemmen op de Algemene vergadering voor de verkiezing van de Raad van Bestuur, is het noodzakelijk om voor het aantal kandidaten te kiezen gelijk aan het aantal open plaatsen in de Raad van Bestuur.
13. Iedereen kan klacht indienen; Indien de Raad van Bestuur het nodig acht hiervoor juridische inlichtingen te nemen, en als blijkt dat deze klacht ongegrond is, dan betaalt de persoon die de klacht indiende, de gehele factuur van de kosten hieromtent.
14. Een nieuw lid, dat pas zijn lidgeld betaalt vanaf 1 september, is lid voor het volgende jaar. Deze krijgt echter wel zijn Arabo-Friezen Magazine vanaf september van het lopende jaar. Opzeg lidgeld dient te gebeuren voor eind december van het lopende jaar.
15. Indien een paard overleden is, dient het paspoort en het stamboekpapier te worden opgestuurd naar het secretariaat .
16. Paspoorten, eigendomsoverdracht, dekgelden woorden vooraf afgerekend na ontvangst van de betaling worden de papieren verstuurd.
17. Eigendomsoverdracht dient gemeld te worden aan het stamboek.
18. Het Bestuur van het EAFS heeft ten allen tijde het recht om DNA-controles te doen bij ingeschreven paarden, om zodoende de afstamming te controleren. Indien blijkt dat de afstamming niet correct is zal een onderzoek worden ingesteld. De aansprakelijke betaalt de kosten + een boete van 500 Euro.
19. Indien een veulen wordt verkocht vooraleer het paspoort is toegekomen bij de fokker, kan altijd een bewijs worden geleverd door het stamboek dat het stamboekbewijs van het veulen in aanvraag is.
20. De kosten voor een overdracht van een paard naar een nieuwe eigenaar bedragen 25 Euro als men toetredend of werkend lid is bij het EAFS indien men geen lid is van het, bedragen de kosten 80 Euro.
21. Alle hengstenhouders kunnen de dekbonnen voor hun goedgekeurde hengst aanvragen en dienen deze vooraf te betalen. Elke dekbon kost 35 Euro.
22. In geval van betwisting is steeds de Nederlandstalige versie van de statuten en reglementen doorslaggevend en van toepassing.
EAFS 2018 - Toevoeging aan het Huishoudelijk reglement
Toevoeging aan het Huishoudelijk reglement over gebruik van sociale media en internet aangaande EAFS.
1. Geen enkel lid van het Arabo-Friezen Stamboek zal zich gedragen op een manier die afbreuk doet aan het karakter of schadelijk is voor de belangen van het EAFS Europese Arabo-Friezen Stamboek VZW, of zich schuldig maakt aan zo’n gedrag. In het bijzonder (zonder hierbij afbreuk te doen aan voorgaande, algemene regel) zal geen enkel lid zich op een beledigende of onaangename manier gedragen tegenover het Arabo-Friezen Stamboek, een van haar leden, een persoon op een show of op een andere locatie waar EAFS-zaken worden behandeld of via sociale media of internet of via een publicatie in eender welke vorm of via een andere schriftelijke of elektronische vorm.
2. EAFS erkent het belang van het internet en sociale mediasites zoals Facebook, Twitter, Linkedin, homepages op internet, chatrooms, messaging-diensten en alle andere vormen van elektronische communicatie en de rol die 'sociale media' spelen in het dagelijks leven van onze leden. Deze toevoeging aan het Huishoudelijk reglement herinnert de leden eraan dat de regels van het Europese Arabo-Friezen Stamboek van toepassing zijn op alle leden bij het gebruik van sociale media en internet. Het niet naleven van deze toevoeging aan het Huishoudelijk reglement of andere regels (statuten, intern reglement, foktechnisch reglement, …) van het EAFS kan leiden tot disciplinaire maatregelen tegen een lid. Dit geldt ook voor personen die een officiële functie bekleden binnen het EAFS (medewerkers, juryleden, ringmeesters enz)
3. U moet er zich van bewust zijn dat het EAFS eens om de zoveel tijd internetzoekopdrachten zal uitvoeren om posts terug te vinden die refereren naar het Europese Arabo-Friezen stamboek (EAFS) en haar leden.
4. Gelieve er voor zorgen dat uit elk materiaal dat u verzendt of post op sociale media duidelijk blijkt dat het uw eigen mening en niet die van het EAFS betreft.
5. U mag geen materiaal posten of verzenden dat de naam of reputatie van het EAFS, haar leden of voormalige leden zou kunnen schaden of dat denigrerend is voor het karakter of nadeel van de belangen van het EAFS.
6. U mag geen materiaal betreffende EAFS, leden of voormalige leden of hun paarden, of hun zakelijke of privéleven posten of verzenden of die anderszins zouden kunnen worden geassocieerd met het EAFS, wat:
a) bedreigend, lasterlijk, obsceen, onfatsoenlijk, opruiend, aanstootgevend, pornografisch, beledigend, aansprakelijk voor het aanzetten tot rassenhaat, discriminerend, dreigend, schandelijk, godslasterlijk, in strijd met het vertrouwen, in strijd met de privacy is of die ergernis, leed of ongemak kan veroorzaken.
b) overeenkomt met gedrag dat in strijd is met de regels (statuten, intern reglement, foktechnisch reglement, …) van het EAFS, daartoe aanzet of aanmoedigt, wat overeenkomt met crimineel gedrag of dat aanleiding kan geven tot burgerrechtelijke aansprakelijkheid, wat op een andere manier in strijd komt met de wetgeving, wat een inbreuk maakt op de rechten van een derde partij in Vlaanderen, België , Nederland , Frankrijk of een ander land.
7. Elke inbreuk op deze toevoeging komt overeen met een inbreuk op het Intern reglement en zou er ook toe kunnen leiden dat het EAFS een burgerrechtelijke of strafrechtelijke procedure instelt.
8. Deze toevoeging overlapt deels met de eerder bestaande regels (statuten, Huishoudelijk reglement, foktechnisch reglement, …) van het EAFS en kan geenszins leiden tot een beperkende interpretatie van die regels.
Het EAFS is altijd bereid te luisteren naar de standpunten of opmerkingen van haar leden.